Das Transparenzregister ist da!

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Neue Pflichten für Unternehmen durch Transparenzregister
Quelle: Screenshot von www.transparenzregister.de

Nicht zuletzt mit der Enthüllung der Panama Papers und anderer bekannt gewordenen – sagen wir – „Steuervermeidungsstrukturen“, hat der Kampf gegen die Geldwäsche neue Fahrt aufgenommen.  Der neue Schwung bringt neue Gesetze – und damit auch Pflichten für die Gesellschafter und Organe von Personen- und Kapitalgesellschaften.

Das Gesetz zur Umsetzung der 4. EU-Geldwäsche-Richtlinie, zur Ausführung der EU-Geldtransferverordnung und zur Neuorganisation der Zentrale für Finanztransaktionsuntersuchungen ist am 26.06.2017 in Kraft getreten. Es führt das neue Transparenzregister ein, das bereits unter der URL www.transparenzregister.de abrufbar ist.  

Nach §§ 20 und 21 des Geldwäschegesetzes (GWG) sind bestimmte Strukturen zur Meldung und Offenlegung verpflichtet. Das betrifft insbesondere solche Strukturen, die in der Vergangenheit die völlige Transparenz der jeweiligen wirtschaftlichen Berechtigten verhindert haben. Der Gesetzgeber selbst geht davon aus, dass unter anderem circa 2 % aller eingetragenen Aktiengesellschaften, 10 % aller GmbHs und 10 % aller Personenhandelsgesellschaften sowie sämtliche Stiftungen verpflichtet sein werden, bereits zur Einführung des Transparenzregisters, eine Mitteilung bis zum 1.10.2017 (vgl. die Übergangsregelung § 59 Abs. 1 GwG) abzugeben. Es gibt zwar eine Übergangsregelung, allerdings ist diese sehr kurz. 

Jede Gesellschaft und jede Personenvereinigung in Deutschland muss deshalb bis zum 01.10.2017 prüfen, ob für sie Handlungsbedarf und Mitteilungspflichten bestehen. Neben der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten ist ebenfalls zu prüfen, ob sich diese Informationen bereits aus öffentlichen Registern ergeben.

Vor allem betroffen sind Familiengesellschaften, bei denen zum Beispiel aus erb- und schenkungssteuerlichen Gründen Vereinbarungen getroffen werden, die zur wirtschaftlichen Berechtigung führen und bislang nicht anderweitig einsehbar waren. Bei Poolverträgen, Nießbrauch an Geschäftsanteilen, stillen Gesellschaftsverhältnissen, Unterbeteiligungen und ähnlichen Gestaltungsmodellen, besteht somit die Gefahr, dass diese nicht mehr vollständig vertraulich gehalten werden können.

 

Neue Pflichten durch das Transparenzregister für Organe

Gemäß § 20 Abs. 1 S. 1 GWG haben juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.

 

Geschäftsführende Organe treffen folgende neue Pflichten:

  1. die Informationspflicht über wirtschaftlich Berechtigte,
  2. die Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister,
  3. die Aktualisierungspflicht bei Veränderungen der wirtschaftlich Berechtigten.

 

Wirtschaftlich Berechtigter im Sinne dieses GWG ist jede natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Bei juristischen Personen (zum einer GmbH oder AG) und sonstigen Gesellschaften, ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt. Demnach muss ein wirtschaftlich Berechtigter immer eine natürliche Person sein. Ist beispielsweise eine GmbH als Aktionär an einer AG beteiligt, so ist wirtschaftlich Berechtigter nicht die GmbH, sondern die an ihr beteiligte natürliche Person. Das kann dazu führen, dass der wirtschaftlich Berechtigte erst nach mehreren Beteiligungsebenen feststeht.

Auf die Geschäftsführung kommt damit ein nicht unerheblicher Aufwand zu. Insbesondere gilt das für das Ermitteln von Sachverhalten mit natürlichen Personen, die mittelbare Kontrolle ausüben können.

Pflicht der Gesellschafter zur Mitteilung

Ein Lichtblick für die Geschäftsführung ist die mit § 20 Abs. 3 GWG eingeführte Mitteilungspflicht. Die wirtschaftlich Berechtigten selbst und Personen, die von wirtschaftlich Berechtigten kontrolliert werden, sind verpflichtet, die zur Meldung an das Transparenzregister erforderlichen Informationen an die Geschäftsführung weiterzuleiten.

Gelangt die Geschäftsführung trotz umfassender Prüfung zu dem Ergebnis, dass es keinen wirtschaftlich Berechtigten gibt oder die Feststellung ist nicht möglich, dann gilt gemäß § 3 Abs. 5 GWG der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner selbst als wirtschaftlich Berechtigter. Zusätzlich zu den Bußgeldvorschriften gilt dies als weitere Motivation – oder Druckmittel – für die Geschäftsführung, alles Erforderliche zu unternehmen, um den wirtschaftlich Berechtigten festzustellen.

Welche Informationen sind zu melden?

Gemäß § 19 Abs. 1 S. 1 GWG sind folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten zu melden:

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort und
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

Das Hauptaugenmerk gilt der Angabe über Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. So muss mitgeteilt werden, woraus sich die Stellung des Betroffenen als wirtschaftlich Berechtigter ergibt. Bei der Ausübung direkter Kontrolle durch eine natürliche Person wird das gemäß § 19 III Nr. 1 GWG vor allem die Überschreitung der Beteiligungsquote von 25 % sein. Ist die Person wirtschaftlich Berechtigter aufgrund mittelbarer Kontrolle, muss erläutert werden, woraus sich der beherrschende Einfluss der natürlichen Person auf die Zwischengesellschaft(en) ergibt und in welcher Weise diese wiederum die Zielgesellschaft kontrollieren. Wenn die Vermutung in § 3 Abs. 2 S. 5 GWG, dass die Geschäftsführung selbst als wirtschaftlich Berechtigter gilt, so ist auch das dem Transparenzregister zu melden. Unterlagen, die diese Angaben belegen, muss die Geschäftsführung bei dem Transparenzregister nicht einreichen; eine Plausibilitätskontrolle durch das Register findet nicht statt. Dass die Geschäftsführung intern den Prüfungsprozess mit geeigneten Unterlagen dokumentieren sollte, versteht sich sicherlich von selbst.

Aktualisierungspflicht

Die Gesellschaften sollen zumindest jährlich überprüfen, ob die vorliegenden Informationen noch aktuell sind oder ob sie neue Informationen erhalten haben. Angesichts der drohenden Bußgelder bei der Verletzung der Informations- und Meldepflichten, sind die Leitungsorgane gut beraten, geeignete organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Transparenzpflichten erfüllen. Das interne Compliance-System sollte um diese Pflichten ergänzt werden. Welche konkreten Maßnahmen erforderlich sind, hängt dabei von der Struktur jeder einzelnen Gesellschaft ab.

Ausnahme von der Mitteilungspflicht

Eine gute Nachricht gibt es für juristische Personen und (eingetragene) Personengesellschaften, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen Dokumenten und Eintragungen ergeben, die aus öffentlichen Registern abrufbar sind. In diesen Fällen gilt die Mitteilungspflicht als erfüllt. Zu den öffentlichen Registern, die über das Transparenzregister künftig zugänglich sein werden, zählen gemäß § 20 Abs. 2 GWG das Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Unternehmensregister.

Allerdings befreit dieser Umstand die Geschäftsführung nicht vollständig von der Prüfungs- und Informationspflicht. Wenn sich der wirtschaftlich Berechtigte nicht anhand der bei den vorgenannten Registern eingereichten Unterlagen ermitteln lässt (zum Beispiel bei einer Unterbeteiligung an GmbH-Anteilen oder Inhaber-Aktien einer AG) muss die Geschäftsführung dennoch der Prüfungs- und Mitteilungspflicht nachkommen.

Elektronische Mitteilung an das Transparenzregister

Nachdem die Geschäftsführung die Angaben ermittelt hat, müssen diese unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitgeteilt werden – und zwar auf elektronische Weise. Soweit die Mitteilungen unklar sind oder Zweifel über die Zuordnung der Daten bestehen, kann die registerführende Stelle nach § 18 Abs. 2 GwG innerhalb einer angemessenen Frist die noch erforderlichen Angaben von der betreffenden Gesellschaft verlangen.

Das Bundesministerium der Finanzen wird Einzelheiten zum Registrierungsverfahren und zur technischen Datenübermittlung mittels einer Rechtsverordnung festgelegt.

Aktualisierungspflicht

Wenn einmal eine Mitteilung zum Transparenzregister erfolgt ist, muss darauf geachtet werden, dass die Angaben auch in Zukunft in Einklang mit den Informationen in den öffentlichen Registern stehen. Eine Mitteilung zum Transparenzregister ist gemäß § 20 Abs. 2 S. 4 GwG zu aktualisieren, wenn sich die wirtschaftliche Berechtigung infolge einer Änderung der gesellschaftsrechtlichen Verhältnisse fortan aus einem öffentlichen Register (zum Beispiel dem Handelsregister) ergibt. Die Ausnahme von der Mitteilungspflicht soll hier nicht eingreifen, da ansonsten die unrichtig gewordene Angabe im Transparenzregister ohne Korrektur verbleiben würde.

Bußgelder drohen

Sowohl für die Gesellschaften als auch für die wirtschaftlich Berechtigten ist die Verletzung von Mitteilungspflichten gemäß § 56 Abs. 1 Nr. 53 bis Nr. 56 GwG bußgeldbewehrt. Die Geldbuße kann bis zu 1.000.000 € betragen, wenn ein schwerwiegender, wiederholter oder systematischer Verstoß vorliegt. In sonstigen Fällen beträgt die Geldbuße bis zu 100.000 €.

Darüber hinaus werden bestandskräftige Bußgeldbescheide von der Aufsichtsbehörde, inklusive Benennung der verantwortlichen Personen sowie der Art und des Charakters des Verstoßes auf der Internetseite der Behörde veröffentlicht – und das für mindestens fünf Jahre.

 

Wir unterstützen Sie gern!

  • Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung der gesetzlichen Prüf-, Informations- und Meldepflichten.
  • Wir beraten Sie bei der Aktualisierung Ihres Compliance-Systems.
  • Überlassen Sie uns das Corporate Housekeeping: die Prüfung und Aktualisierung von allen Daten und Informationen rund um die Beteiligungsstrukturen.
  • Sie haben weiterhin Bedarf an Gestaltungen, die keine Mitteilungspflicht auslösen? Sprechen Sie mich an, ich berate Sie gern.

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