Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt
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Ist von der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die Rede, dann fallen Schlagworte wie "Bußgelder in Millionenhöhe", "erweiterte Haftung" und "umfangreichere Dokumentations- und Nachweispflichten". Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung verunsichert Konzerne, kleine und mittelständische Unternehmen aber auch den öffentlichen Sektor und den einen oder anderen Arzt oder Apotheker. Doch was kommt mit der Datenschutzgrundverordnung nun wirklich auf den einzelnen Verantwortlichen zu?
Glaubt man den vielen Veröffentlichungen, dann ist der 25. Mai 2018 das entscheidende Datum im kommenden Jahr. Ab diesem Tag wird die Datenschutzgrundverordnung verbindlich. Mit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) soll – so die Intension der Gesetzgeber – ein einheitliches Datenschutzrecht im gesamten europäischen Wirtschaftsraum geschaffen werden. Bisher schafft die Datenschutzgrundverordnung aber allerdings nur eines: Verunsicherung. Was viele dabei nicht wissen, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) senkt das Datenschutzniveau im europäischen Wirtschaftsraum, insbesondere in Deutschland. Das bedeutet, unser bisheriges Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) hat an einigen Stellen strengere Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten gestellt, als es die Datenschutzgrundverordnung tut. Das wiederum heißt im Umkehrschluss, wenn Ihnen das Thema Datenschutzrecht bisher nicht völlig fremd war und Sie sich mit Datenschutzgrundsätzen schon auseinandergesetzt haben, stellt Sie auch die Einführung der Datenschutzgrundverordnung nicht vor unlösbare Probleme.
Schritt für Schritt zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Doch was ist mit denen, die diesem Bereich bisher wenig Beachtung geschenkt haben? Zunächst einmal heißt es, Ruhe bewahren und einen Überblick über das bestehende Datenschutzniveau im Unternehmen oder in der Behörde verschaffen, das heißt eine Art Analyse des Ist-Zustandes vornehmen. Welche Arten von Daten werden überhaupt verarbeitet? Wie werden diese Daten bisher überhaupt geschützt und wie wird das Ganze dokumentiert, um es im Ernstfall nachweisen zu können?
Danach sollte eine Art GAP-Analyse vorgenommen werden, das heißt, sich mit den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auseinanderzusetzen und vertraut zu machen und das weitere Vorgehen festzulegen. Ganz wichtig in diesem Zusammenhang: Bestehende Verträge, insbesondere mit Datenbezug, sollten überprüft werden. Dies gilt vor allen für Verträge der Auftragsdatenverarbeitung. Auch bisher eingeholte Einwilligungen sollten auf ihre Datenschutzkonformität hin überprüft werden. Des Weiteren – ganz wichtig in diesem Zusammenhang – Mitarbeiter müssen geschult und für das Thema sensibilisiert werden, denn nur der informierte Mitarbeiter kann auch das Datenschutzrecht beachten. Bestehende Unternehmensrichtlinien im Bereich des Datenschutzes sollten überprüft und angepasst werden. Gewisse Grundstrukturen sollten darüber hinaus dokumentiert werden, um es im Ernstfall zu überprüfen und nachweisen zu können. Wichtig auch im Zusammenhang mit der Datenschutzrichtlinie im Unternehmen ist, zu überprüfen, ob gewisse Rollen oder Kompetenzen im Unternehmen festgelegt sind. Das heißt, wer ist zuständig für Betroffenenanfragen oder wie ist die Zuständigkeit im Rahmen von meldepflichtigen Vorfällen festgelegt? Gibt es ein Löschkonzept oder ist ein solche zeitnah zu implementieren, da insbesondere in diesem Bereich durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein Augenmerk daraufgelegt wird.
Wenn Sie all diese Hinweise beachten, dann sind Sie schon auf einem guten Weg und Ihnen sollte der 25. Mai 2018 keine Sorge bereiten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schärft den Blick für das Thema Datenschutzrecht oder rückt es für viele Unternehmen erstmalig in den Fokus. Die damit verbundenen notwendigen Anpassungen setzen vor allen Dingen eines voraus: die Bereitschaft, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und darüber hinaus bereits bestehende Arbeitsprozesse und -abläufe zu überarbeiten und die bisher verwendeten IT-Systeme zu überprüfen, ob sie noch datenschutzkonform verwendet werden können.
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