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Datenschutzbeauftragter Hotel: Gut beraten mit Spirit Legal LLP Rechtsanwälte

Datenschutzbeauftragter für Ihr Hotel: Unsere Rechtsanwälte sichern Ihren Datenschutz

Ob Gasthof, Pension, Stadthotel oder Hotelkette – wer in Deutschland mit personenbezogenen Daten arbeitet, muss die Datenschutzvorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten. Diskretion gehört zum Grundsatz der Hotellerie und ist auch in Zeiten der digitalen Datenverarbeitung zu wahren. Moderne Property-Management- und Buchungssysteme von Micros, Amadeus, Sabre, Protel und anderen erfordern höchste Aufmerksamkeit, nicht erst, wenn die Daten in der Cloud gespeichert werden.

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Mitarbeiter beschäftigen (inklusive Freelancern, Praktikanten und Teilzeitkräften), die personenbezogene Daten verarbeiten, ist laut BDSG ein Beauftragter für den Datenschutz (DSB) zu bestimmen. Dieser hat sich gegenüber Gästen, Mitarbeitern und der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Umgang mit Daten im Beherbergungsbetrieb zu verantworten.

Datenschutzbeauftragter Hotel: Front eines Vier-Sterne-Hotels
Datenschutzbeauftragter Hotel: Dienstleister als spezialisierte externe Datenschutzbeauftragte | Foto © pcross, iStock

Eine Herausforderung: Denn der betriebliche Datenschutzbeauftragte muss ausgebildet und fortgebildet sein, hat Anspruch auf Sonderurlaub und ist unkündbar, solange er Datenschutzbeauftragter ist. Auch nach Abberufung des internen Datenschutzbeauftragten besteht der Schutz vor ordentlichen Kündigungen für ein ganzes Jahr fort (§ 4f Abs. 3 BDSG). Die Position des betrieblichen Datenschutzbeauftragten darf nicht von einem Gesellschafter, Geschäftsführer, Prokuristen, Revisionsleiter oder IT-Leiter übernommen werden, da dies mit dem Gebot der Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit, wie es das Gesetz vorgibt, nicht zu vereinbaren ist. Dieser Interessenkonflikt führt dazu, dass die Bestellung einer solchen Person als unwirksam gilt. Die zuständigen Aufsichtsbehörden, z.B. in Hessen, verhängen gegen Unternehmen, die keinen Datenschutzbeauftragten bestellen, Bußgelder von i.d.R. EUR 10.000. Wesentlich günstiger ist die Bestellung externer Dienstleister. Ihre Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter sind kalkulierbar, die Verträge haben eine überschaubare Laufzeit und die spezialisierten Berater sind qualifizierter, als man es mit einer internen Lösung erreichen kann. Unsere Rechtsanwälte und Wirtschaftsjuristen sind bereits für zahlreiche Hotels jeder Größe als externe Datenschutzbeauftragte tätig, sprechen Sie uns für eine Zusammenarbeit an!

Datenschutz schon vor der Übernachtung im Hotel

Datenschutzbeauftragter Hotel: Drei farbige Koffer auf einer Treppe
Datenschutzbeauftragter Hotel: Datenschutz bei Internetwerbung, Buchung und Anmeldung beachten | Foto © Spirit Legal LLP

Viele Hotels nutzen das Internet, um potenzielle Gäste für sich zu begeistern. Bereits an dieser Stelle sind neben Pflichtangaben zur Kennzeichnung des Webauftritts auch Datenschutzvorschriften zu beachten, wenn personenbezogene Daten über die Website erfasst werden. Wie mit den über die Hotel-Website erhobenen Daten umgegangen wird, ist zudem in einer Datenschutzerklärung zu informieren. Setzt das Unternehmen ein Buchungssystem (engl. IBE – Internet Booking Engine) ein, sollte sich auch diese Verwendung in der Datenschutzerklärung wiederfinden. Darüber hinaus ist gerade bei der teilweise unvermeidbaren Übermittlung solcher Daten an externe Webhoster oder Datenverarbeiter besondere Vorsicht geboten: Gegebenenfalls sind hier Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen, um auch beim externen Dienstleister ein ausreichendes und adäquates Schutzniveau der Daten sichern.

Ist der Gast im Hotel angekommen, muss der Meldeschein entsprechend den Vorgaben des jeweils geltenden Meldegesetzes ausgefüllt werden. Hierbei ist zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Daten wie etwa einer E-Mail-Adresse oder anderer Angaben, die für den bloßen Hotelaufenthalt nicht zwangsweise notwendig sind, zu unterscheiden – eine Trennung dieser Angaben ist gegebenenfalls notwendig, da für sämtlich Angaben die freiwillige Einwilligung des Gastes einzuholen ist. Wird zu Kautionszwecken oder zur Bonitätsprüfung eine Kreditkarte erfasst, ist der Gast insbesondere über den Zweck der Hinterlegung aufzuklären.

Datenschutz für die Mitarbeiter von Hotels

Datenschutzbeauftragter Hotel: Mitarbeiter eines Hotels an der Rezeption
Datenschutzbeauftragter Hotel: Datenschutz gilt auch für die Mitarbeiter von Hotels | Foto © contrastwerkstatt, Fotolia

Neben dem rechtskonformen Umgang mit Kundendaten haben Hotels auch das Recht der eigenen Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung zu beachten – von der Verwendung persönlicher Daten von Bewerbern im Recruiting-Prozess über die eigentliche Tätigkeit am Arbeitsplatz bis zum Verlassen des Unternehmens.
Bisher ist der Arbeitnehmerdatenschutz gesetzlich nicht deckend geregelt, so dass es verschiedene Vorschriften, Grundsatzurteile und Richtlinien zu berücksichtigen gilt. Eine Videoüberwachung am Arbeitsplatz ist beispielsweise nur für bestimmte Zwecke, z. B. aus Sicherheitsgründen, zulässig. Der Einsatz von Software zur Überwachung der Computertätigkeit des Angestellten ist nicht ohne ihr Wissen erlaubt. Werden Daten für eine Bewertung der Mitarbeiter erhoben, verarbeitet und ausgewertet, ist hierfür gegebenenfalls Absprache mit dem Betriebsrat zu halten. Wie auch bei Bewerbungsgesprächen sind bei der Mitarbeiterbewertung persönliche Fragen – beispielsweise nach der Familienplanung – unzulässig.

Auch nach dem Hotelaufenthalt ist der Datenschutz einzuhalten

Datenschutzbeauftragter Hotel: Gast übergibt Schlüssel zur Abreise an der Rezeption des Hotels
Datenschutzbeauftragter Hotel: Datenschutz nach dem Aufenthalt im Hotel | Foto © .shock, Fotolia

Um sicherzustellen, dass die Gäste einen schönen Aufenthalt im Hotel hatten und gern wiederkommen, führen viele Hoteliers Kundenzufriedenheitsbefragungen durch. Wird der Gast postalisch oder persönlich im Hotel befragt, ist dies vergleichsweise unproblematisch. Erfolgt die Auswertung jedoch telefonisch oder per E-Mail gilt es neben der notwendigen vorherigen Einwilligung weitere Vorschriften für die Datenerfassung zu beachten. Wird die Befragung zudem von Dritten, beispielsweise Marktforschungsunternehmen, durchgeführt, sind die Regelungen der Auftragsdatenverarbeitung zu beachten. Selbiges gilt für den Versand eines Hotel-Newsletters, für den die Einwilligung ebenfalls zwingend erforderlich ist. Der Newsletter-Versand erfordert bei Implementierung und Umsetzung bereits die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, aber auch technischer Kniffe. Allgemein gilt es, für sämtliche Daten die jeweiligen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Es empfiehlt sich, entsprechende Löschroutinen einzurichten.

Spirit Legal LLP als Datenschutzbeauftragter für Ihr Hotel

Datenschutzbeauftragter Hotel: Drei Hände, die zur Zusammenarbeit ineinandergreifen
Datenschutzbeauftragter Hotel: Wir beraten Sie als externe Datenschutzbeauftragte | Foto © Spirit Legal LLP

Der Datenschutzbeauftragte wirkt im Hotel mit, diese und weitere Vorgaben einzuhalten. Als externer Datenschutzbeauftragter berät Spirit Legal LLP in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit und unterstützt die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften. Das beinhaltet unter anderem die Überwachung der Anwendung von Programmen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Um Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, mit den Vorschriften über den Datenschutz und den Erfordernissen des Datenschutzes vertraut zu machen, werden unter anderem Schulungen veranstaltet. Spirit Legal LLP übernimmt außerdem die Dokumentation und Bereitstellung von Verfahrensverzeichnissen im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. Weist die automatisierte Datenverarbeitung besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen auf, wird zudem eine Vorabkontrolle durchgeführt. Neben maßgeschneiderten Lösungen und ergänzend zur individuellen Beratung bietet Spirit Legal LLP im Bereich Datenschutzbeauftragter für Hotels, Restaurants und Gastbetriebe auch faire Paketlösungen an. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin!

Datenschutzbeauftragter Hotel | Gruppenfoto Spirit Legal LLP Rechtsanwälte
Ihre Rechtsanwälte für Hotel-Datenschutzbeauftragte

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